10. Projekterfahrungen

Der Mensch lernt durch Erfahrungen. Eine Binsenweisheit und doch so wahr! Auch im BerLearner sammeln die Beteiligten immer wieder neue Erfahrungen, denn jedes Unternehmensprojekt ist anders: Berater/innen wie Mitarbeiter/innen stehen vor neuen Herausforderungen und müssen sich mit der Spezifik ihres Unternehmens unter einem neuen Blickwinkel auseinandersetzen.

Gegen Ende eines solchen Projekts ist es daher umso wichtiger, die Erfahrungen zusammenzutragen und zu systematisieren. Sie helfen, das etablierte Wissensmanagement zu verstetigen. Aber auch für kommende Projekte sind frühere Projekterfahrungen ein Wissensschatz. Zum Beispiel wenn man die Prozessoptimierung weiter voranbringen oder die bestehenden Funktionen eines IT-Systems anpassen möchte.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten des Sammelns von Erfahrungen:

  • Ein Abschluss-Workshop mit allen Beteiligten, in denen positive und negative Erfahrungen, Tipps und Ratschläge visualisiert und systematisch für eine Dokumentation aufbereitet werden.
  • Eine Evaluationsbefragung unter den Nutzern/innen und Verantwortlichen, z. B. in Form eines schriftlichen Fragebogens oder einer Online-Befragung (vgl. hierzu Fragen in Kapitel 11)
  • Ein Wiki, in das Mitarbeiter/innen Beiträge zu einzelnen Themen anlegen können, um dort ihre Erfahrungen zu dokumentieren.

Welche Erfahrungen haben die BerLearner-Unternehmen gemacht?

Im BerLearner wurden mit Teilnehmern/innen gegen Ende der Projekte leitfadengestützte Interviews durchgeführt, um die Erfahrungen zu erheben (s. auch Kapitel 11 Wissensmanagement-Projekte evaluieren). Einzelne „Schlaglichter“ zu verschiedenen Themen stellen wir hier vor.

Erfahrungen mit Wissensmanagement allgemein:

„Wir haben gemerkt, dass es im Wissensmanagement nicht die Lösung gibt, mit der alles plötzlich gut läuft.“

„Wir haben viel probiert, bewertet und wieder verworfen. Der Aufbau eines Wissensmanagement-Systems ist kein geradliniges Vorgehen.“

Reaktionen der Mitarbeiter/innen:

„Unsere Erwartungen haben sich erfüllt. Sogar unsere älteren Mitarbeiter, die ihr Wissen weitergeben, sind begeistert. Das hängt aber auch an den beteiligten Personen, es ist eine Sache der Empathie und Begeisterungsfähigkeit“.

„Schade, dass viele andere Mitarbeiter im Unternehmen nichts von unserem Projekt erfahren haben. Wir hätten mehr Marketing machen müssen.“

„…die Mitarbeiter sind motivierter und wissen mehr, weil sie sich das Wissen selbst erarbeitet haben. Das ist besser als ihnen fertige Lösungen vorzusetzen.“

Aus den bestehenden Erfahrungen zu lernen bedeutet entweder, es beim nächsten Mal wieder ganz genauso zu machen oder Entscheidungen in Zukunft ganz anders zu fällen – oder auch eine Mischung aus all dem.

Was würden nun die BerLearner-Unternehmen am Ende ihres Projekts anders machen und welche Pläne haben sie für die Zukunft?

Die Projektverantwortlichen wurden gebeten, den folgenden Satz zu ergänzen:

„Wenn ich jetzt einen Monat lang freigestellt wäre, um das Thema Wissensmanagement in meinem Unternehmen weiter zu verfolgen, würde ich…“

„...mich mit dem Prozessbegleiter zusammensetzen und weitere Dinge entwickeln.“

„…alle Dokumente up to date bringen und in loops einpflegen … und wenn noch Zeit bleibt: eine Ablaufstruktur für alle Prozesse entwickeln“

„… das Wiki optimieren“

Offensichtlich besteht bei den Projekt-Teilnehmern/innen großes Interesse, die einmal begonnenen Prozesse fortzuführen. Und es gibt auch Visionen, wie das Wissensmanagement in drei Jahren aussehen könnte.

Den Satz

„Wenn ich in drei Jahren noch einmal Gelegenheit hätte, an einem BerLearner-Projekt teilzunehmen, würde ich…“

vervollständigten die Projektverantwortlichen so:

„…eine Plattform für ein papierloses Büro entwickeln. Wir würden dann keine Briefe mehr verschicken. Der Kunde bekäme einen elektronischen Zugang zur Plattform.“

„… ein E-System für den einfachen Austausch unter allen Mitarbeitern aufbauen.“

„…die Koordinierung von Einzelprojekten im Wissensmanagement intensiv behandeln.“

„…es wieder tun!“

Wissensmanagement ist also nicht einfach ein vorübergehendes Projekt, sondern ein Prozess, der immer weiter voranschreitet. An Visionen und Ideen mangelt es jedenfalls nicht.

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Tipp: Im aktuellen BerLearner-Projekt haben sich Erkenntnisse bestätigt, die das C & Q Bildungszentrum Haberhauffe bereits aus einer Vielzahl von früheren Wissensmanagement-Beratungsprojekten gewonnen hat. Durch die gleichzeitige Arbeit in verschiedenen Projekten entstanden „Merksätze im Kopf“, die gut geeignet sind, um bei einer nächsten Projektentwicklung und -durchführung als „Reminder“ zu wirken:

  • Wissensmanagement im Unternehmen muss stets im Gesamtzusammenhang aller Unternehmensprozesse betrachtet werden.
  • Das Wissensmanagement-System steuert nicht das Unternehmen, sondern das Unternehmen nutzt das System.
  • Wissen ist nicht Selbstzweck, sondern muss in einen arbeitsprozessbezogenen Kontext gestellt werden, um unternehmerischen Erfolg zu ermöglichen.
  • Führungskräfte müssen sich zu Wissensmanagement-Projekten bekennen, sich am Prozess beteiligen und Wissensmanagement vorleben.
  • Bei der Einführung von Wissensmanagement sollte man für schnelle Erfolge an erfolgskritischen Schnittstellen sorgen, um Akzeptanz zu schaffen.
  • Lieber kleine überschaubare Projekte und Teilschritte planen und deren Erfolge feiern als eine 100%-Lösung in weiter Ferne anzustreben und auf dem Weg dorthin zu „verhungern“
  • Wertschätzung gegenüber den Beteiligten – jede Meinung und mitgeteilte Erfahrung signalisiert Interesse am Erfolg!
  • Fehlerkultur braucht eine Vertrauensgrundlage, bei der Fehler zu positiv bewerteten Verbesserungen führen.
  • Für die Durchführung der Wissensmanagement-Projekte genügend Zeit einplanen und auch den Beteiligten entsprechend Zeit zur Verfügung stellen.
  • Verantwortliche für Wissensmanagement-Projekte müssen Gestaltungsspielraum haben.


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