9. Start von Wissensmanagement-Lösungen

Als gute Praxis für den Übergang des Wissensmanagement-Systems in den Unternehmensbetrieb hat sich erwiesen, den Startschuss mittels einer Kick-off-Veranstaltung zu geben. Das System und sein Rollen- und Rechtekonzept sollte hier ebenso vorgestellt werden wie die Beweggründe, die zur Entscheidung für dieses System geführt haben.

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Tipp: Erzählen Sie zum Kick-off ein Stück Projektgeschichte und nutzen Sie hierfür z. B. die Wissensmanagement-Methode Storytelling! Wichtig ist es, den Mitarbeiter/innen die Einführung des Systems im gesamtheitlichen Kontext der Unternehmensstrategie und -kultur zu erläutern. Insbesondere die Vorzüge der Veränderungen sollten dargestellt und auf mögliche Schwierigkeiten hingewiesen werden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern/innen schon hier die Möglichkeit, das System durch einen praktischen Einstieg selbst zu testen!

Hier einige BerLearner-„Produkte“, die erfolgreich implementiert wurden und auch in Ihrem Unternehmen Prozesse optimieren könnten:

  • Ein systematisch aufgebauter „Erfahrungsspeicher“ in einem Wissensmanagement-System zur Bewahrung des Wissens einer erfahrenen Mitarbeiterin für Nachwuchskräfte
  • Ein Dokumentenmanagement-System zur Darstellung und Überprüfung der Qualifikationen von Mitarbeitern/innen – es „warnt“, wenn die Zertifikate von Mitarbeitern/innen nicht mehr gültig sind
  • Ein System zur Erfassung und Auswertung von Gebäudedaten
  • Ein zentraler Dokumentenpool für Schulungsunterlagen u. ä., auf den auch Mitarbeiter/innen in Außenstellen zugreifen können
  • Ein Dokumentenmanagement-System für das Management des Partnerprogramms
  • Ein Plan- and Report-Generator mit einer automatisierten Ausgabe von Datenbankwerten, die den Layout-Vorgaben verschiedener Kunden entspricht
  • Eine Projektverwaltungssoftware zur Optimierung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern/innen an verschiedenen Standorten
  • Eine Dokumentation von Prozessen, u. a. im Marketing oder in der Reiseorganisation
  • Erfassen des Wissens von Mitarbeitern/innen zur Geschäftsfeld- und Strategieentwicklung
  • Eine systematische Aufbereitung des Erfahrungsaustauschs von Mitarbeitern/innen im Rahmen der internen Kommunikation
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Tipp: Bei der Implementierung des Systems in den alltäglichen Arbeitsprozess muss dafür gesorgt sein, dass allen Nutzern/innen auch Hilfeangebote zur Verfügung stehen:

  • Bereits im System erfahrene Kollegen/innen als Tutoren/innen – diese müssen in ihrer Rolle durch die Leitung autorisiert sein
  • Verständlich geschriebene und gut strukturierte Handbücher, auf die alle Nutzer/innen unkompliziert Zugriff haben
  • Ein Forum für häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions = FAQ), das in einem festgelegten Turnus durch ein Redaktionsteam oder den IT-Verantwortlichen aktualisiert wird
  • Ein/e Ansprechpartner/in für technische Fehler – in größeren Unternehmen ggf. eine Telefon-Hotline zum IT-Verantwortlichen
  • Regelmäßiger Erfahrungsaustausch der Nutzer/innen als „formative Evaluation“, so dass Verbesserungsvorschläge schnell umgesetzt werden können


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