8. Motivation

Wem nutzt das beste Wissensmanagement-System, wenn es von den Mitarbeitern/innen nicht akzeptiert wird? Doch wie motiviert man Mitarbeiter/innen, von den neuen Werkzeugen Gebrauch zu machen?

Es hat sich gezeigt, dass Wissensmanagement dann am besten angenommen wird, wenn es den Anwendern/innen einen unmittelbaren Nutzen bringt.

Jeder Mitarbeiter/in hat sein/ihr eigenes System, Informationen zu sammeln und zu systematisieren. Manch eine/r sammelt Notizzettel in Aktenordnern, wieder andere benutzen Post-Its oder schreiben die für sie relevanten Informationen in eine Mail an sich selbst. Eine Ablage nach dieser Vorgehensweise führt jedoch häufig dazu, dass Notizen nicht mehr auffindbar sind.

Wie aber kann nun ein strukturiertes individuelles Wissensmanagement-System aussehen?

Beispielsweise können Notizen in einem Wiki abgelegt und in einer Volltext- oder Stichwortrecherche mit Hilfe vorab definierter Tags abgerufen werden. Das Dokumentieren von z. B. Projektfortschritten in einem Weblog liefert eine chronologische Übersicht der Aktivitäten.

Vom persönlichen Wissensmanagement aus ist es nur ein kleiner Schritt, Wissensmanagement-Systeme zu vernetzen: Aus vielen kleinen (persönlichen) Wissenssammlungen lassen sich komplexe Wissensmanagement-Systeme entwickeln, die den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden. Die Vernetzung des Wissens hat den Vorteil, dass jede/r Berechtigte auf Inhalte anderer Kollegen/innen zugreifen kann. Es ist genau diese Denkweise, die bei der Einführung von Wissensmanagement-Systemen hilft, die Mitarbeiter/innen zu motivieren.

Problematisch wird es immer dann, wenn Mitarbeiter/innen nicht bereit sind, ihr Wissen mit anderen Kollegen/innen zu teilen. Immerhin haben sie sich dieses Wissen (z. B. über bestimmte Kunden/innen) hart erarbeitet – zu hart, um es ohne persönlichen Gewinn preisgeben zu wollen, so die weitläufige Meinung. Dieses Verhalten lässt sich sicherlich nicht allein durch ein optimiertes Wissensmanagement-System verändern. Es betrifft die gesamte Unternehmenskultur!

Nimmt die Unternehmensleitung das System offensichtlich ernst und nutzt es auch selbst, schafft sie beste Voraussetzungen dafür, dass die Mitarbeiter/innen es ebenfalls akzeptieren. Ein/e Arbeitgeber/in sollte seinen/ihren Mitarbeitern/innen vom ersten Arbeitstag an vorleben, dass die Synergieeffekte aus dem Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern/innen größer sind als die Summe des Einzelwissens.

Es empfiehlt sich, entsprechende Anreizsysteme zu schaffen, z. B. Punkte für Mikroartikel vergeben, die später von dem/der Arbeitgeber/in z. B. mit einer Prämie bedacht werden. Geistige Leistungen sind jedoch nicht zwangsläufig von der Höhe einer Belohnung abhängig. Eine intrinsische Motivation der Mitarbeiter/innen ist meist Erfolg versprechender als eine extrinsische.

Eine bewährte Vorgehensweise um Mitarbeiter/innen frühzeitig und aktiv in die Projektentwicklung einzubeziehen verdeutlicht nachfolgendes Beispiel:

Ein BerLearner-IT-Unternehmen hatte das Wissensmanagement-Projekt zunächst in Kleingruppen entwickelt und anschließend die Arbeitsergebnisse an alle Mitarbeiter/innen zurückgespiegelt.

Ziel war es, dass alle eine entsprechende Bewertung dieses Inputs abliefern. Diese wurden dann erneut vom Team gesammelt und beim weiteren Prozess des Wissensmanagements berücksichtigt. Diese Vorgehensweise bot eine Chance, alle Mitarbeiter/innen inhaltlich und emotional einzubinden noch bevor das Vorhaben in Anwendung gebracht wurde.

Das folgende Beispiel zeigt sehr gut, wie sich in der Durchführungsphase die für das Unternehmen notwendigen Arbeitsprozesse mit den für die Mitarbeiter/innen relevanten Themen verbinden lassen:

Das Unternehmen hatte bei der Einführung seines Wissensmanagement-Systems für die gesamte Belegschaft bewusst Elemente aufgenommen, die den Alltag und die Administration des Arbeitsalltags betreffen.

So waren z. B. betriebliche Regelungen – angefangen vom Urlaubsantrag bis hin zu EDV-Lösungen –in das Wissensmanagement-System integriert. Damit wurden alle Materialien an einem Ort für die Mitarbeiter/innen zu Verfügung gestellt. Lästiges Suchen in unterschiedlichen Quellen entfiel, und die Nutzer/innen hatten die Sicherheit, auf aktuell gültige Versionen zuzugreifen. Diese Arbeitserleichterung wirkte sich positiv auf die Motivation der Angestellten aus das System zu nutzen.



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