7. Technische Lösungsansätze

Beraten durch die Prozessbegleiter/innen entschieden sich die Unternehmen für ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes System. In einigen Projekten wurden spezielle, neu zu implementierende Wissensmanagement-Systeme eingesetzt, in anderen Fällen wurden bereits vorhandene Software-Pakete für Zwecke des Wissensmanagements genutzt.

Die BerLearner-Unternehmen sind an die Lösungen ihrer jeweiligen Probleme bewusst „prozessgetrieben“ herangegangen. Die Projektteilnehmer/innen haben zuerst über Lösungsansätze nachgedacht, sich dann für eine zweckmäßige Arbeitsmethode und schließlich – sofern erforderlich – für ein geeignetes technisches System entschieden. Einzelne Unternehmen ließen sich jedoch auch von einem technischen System inspirieren – nach dem Motto „Was kann dieses Tool für uns tun?“. Die folgenden Beispiele zeigen unterschiedliche Herangehensweisen bei der Entscheidung für oder gegen bestimmte Systeme:

Die Mitarbeiter/innen eines IT-Unternehmens haben sich anstatt für ein neues, relativ komplexes Wissensmanagement-System für ein bereits vorhandenes System entschieden, das ihnen vertraut war (Microsoft Outlook). So ergab es sich, dass für den allgemeinen Wissensaustausch öffentliche Ordner in Outlook eingerichtet wurden und das Wissensmanagement darüber betrieben wurde.

Ein anderes IT-Unternehmen hatte vor einigen Jahren einen webgestützten Plan- and Report-Generator (PRG) bis zur Prototyp-Stufe entwickelt. Er sollte für die Durchführung von Maschinentests zum Einsatz kommen. Aus technischen sowie kapazitiven Gründen wurde dieses Vorhaben jedoch eingestellt.

Im BerLearner-Projekt ergab sich nun die Möglichkeit, dieses Produkt in dem semantischen Informations- und Dokumentenmanagement-Systems loops neu zu konzipieren und als Prototyp zu entwickeln. Der objektorientierte Datenbank-Ansatz von loops und die Möglichkeit, (semantische) Begriffslandkarten abzubilden, ergaben eine schlanke und flexible Umsetzung des Prototyps. In Fortführung des Projektes soll der Prototyp zur Einsatzreife ausgebaut werden.

Ein Dienstleister erhielt einen sehr umfangreichen Auftrag von einer Berliner Landesbehörde. Es ging dabei um die Liegenschaftsverwaltung von über 200 Immobilien.

Das ursprünglich auf einer klassischen Datenbank aufgesetzte Verwaltungssystem wurde im BerLearner-Projekt als Pilotanwendung auf Sharepoint Foundation 2010, einer webgestützten Wissens- und Kollaborationsplattform, aufgebaut. Auch die für einen parallel laufenden Förderantrag erforderlichen Informationen sind integriert.

Wissensmanagement-Systeme, die in den BerLearner-Projekten eingesetzt wurden:

  • Kollaborationsplattform BSCW (Basic Support for Cooperative Work, OrbiTeam Software GmbH & Co. KG)
  • Wiki (Open Source-System)
  • Lernmanagement-System Moodle (Open Source-System)
  • Contentmanagement-System Joomla! (Open Source-System)
  • Microsoft Sharepoint
  • Loops (Open Source-System)

Zu den bereits vorhandenen Systemen, die auch anderen Zwecken als dem Wissensmanagement dienen, zählen u. a.:

  • Intranet
  • E-Groupware (Open Source-System)
  • Microsoft Office, insbesondere Outlook
  • Microsoft Sharepoint
  • Branchenbezogene Programme, z. B. zur Verwaltung von Patientendaten.

Ein häufig eingesetztes Werkzeug in den BerLearner-Projekten ist das semantische Dokumentenmanagement-System „loops“. Dies ist ein Open Source-System, d.h. es kann lizenzkostenfrei genutzt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Für dieses onlinebasierte System bestehen bei den Prozessbegleitern/innen bereits viele Vorerfahrungen. Der Entwickler von loops, Dr. Helmut Merz, ist beispielsweise einer der Mitwirkenden im BerLearner-Team.

Folgende Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl von Wissensmanagement-Systemen:

  • Realisierbarkeit der geplanten Wissenslösung (Zeit, Kosten, personelle Ressourcen)
  • Einfachheit der Bedienung
  • Vertrautheit mit vorhandenen Systemen
  • Lernaufwand zur Beherrschung der Systeme
  • Know-how und Empfehlung der Prozessbegleiter/innen

Teilnehmer/innen und Nachnutzer/innen von BerLearner profitierten von den geförderten Dienstleistungen, die im Rahmen des Projekts angeboten wurden. Unternehmen, die ohne diesen Förderhintergrund IT-Lösungen für ihr Wissensmanagement wählen, müssen hingegen schon für eine Testphase abwägen, wie hoch die Kosten ausfallen. Dies ist häufig ein Grund, warum insbesondere kleine und mittlere Unternehmen den Weg zum Wissensmanagement scheuen – ihnen fehlt die kostengünstige „Spielwiese“ für Veränderungen.



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