5. Projektteam und Mitwirkende

Nach der Analyse der Ausgangssituation steht fest, welche Herausforderungen im Unternehmen existieren und welchen Weg man beschreiten möchte, um die Probleme mit Hilfe von Wissensmanagement zu lösen.

Aber wer im Unternehmen kümmert sich jetzt um das Projekt „Wissensmanagement“?

Ein vorzugsweise interdisziplinäres Projektteam widmet sich folgenden Aufgaben:

  • Genaues Formulieren von Fragestellungen und Zielen
  • Festlegen von Meilensteinen
  • Definieren von Teilaufgaben
  • Benennen von Akteuren, die diese Teilaufgaben erfüllen
  • Erstellen eines Zeitplans
  • Abschätzen des finanziellen und zeitlichen Aufwands (Arbeitszeit)
  • Begleiten der Software-Entwicklung und Einrichten neuer Unternehmensstrukturen
  • Testen der Software in einer kleineren Gruppe von Mitarbeiter/innen

Die Mitarbeiter/innen der BerLearner-Unternehmen haben unterschiedliche Lösungen gewählt, um ihr Team zusammenzustellen:

Eine zentrale Rolle bei der Teambildung spielten bei einem Zertifizierungsunternehmen die sogenannten „nachwachsenden Mitarbeiter/innen“. Sie wurden neu eingestellt, um Personen zu ersetzen, die demnächst das Unternehmen verlassen werden.

Es war daher naheliegend, dass diese als unmittelbar Betroffenen an der Projektgruppe beteiligt wurden und gemeinsam mit der ausscheidenden Mitarbeiterin das Projekt umsetzten. Gerade durch das persönliche Eingebundensein wurden die Mitarbeiter/innen motiviert, sich um das Wissensmanagement zu kümmern.

In einem Ingenieurbüro wurde die Projektgruppe, die den ersten Test des Wissensmanagement-Systems vornehmen sollte, auch nach personalstrategischen Gesichtspunkten zusammengestellt.

Dazu wurde ein Mitarbeiter einbezogen, der Veränderungen generell eher skeptisch gegenüber steht. Der Geschäftsführer des Unternehmens geht davon aus, dass das Wissensmanagement-System von den übrigen Mitarbeiter/innen vor allem dann gut akzeptiert wird, wenn auch dieser Kollege damit zufrieden ist.

Für die Zusammenstellung des Projektteams gibt es keine „beste“ oder „schlechteste“ Lösung, sondern nur eine „angemessene“. Die Besetzung der BerLearner-Teams variierte daher:

  • Der/die Chef/in plante das Projekt allein
  • Vorgesetzte (und Assistenten/innen) aus verschiedenen Abteilungen sowie Mitarbeiter/innen aus Stabsstellen bildeten das Kernteam
  • Vorgesetzte und betroffene Mitarbeiter/innen aus verschiedenen Abteilungen bildeten das Team (siehe Beispiel im Kasten)
  • Betroffene an der Basis entwickelten das Projekt selbst
  • Alle Mitarbeiter/innen des Unternehmens arbeiteten am Projekt mit (realisierbar nur in kleinen Unternehmen).

Am häufigsten entschieden sich die Unternehmen, einen breiteren Kreis von Mitarbeiter/innen in die Projektarbeit einzubeziehen. Denn ein Projekt, das allein von dem/der Chef/in entwickelt wird, birgt Gefahren: Werden Kollegen/innen über sensible Maßnahmen wie die Veränderung von Arbeitsprozessen oder die Speicherung von Mitarbeiterwissen nicht informiert, können Missverständnisse entstehen, die das Projekt gefährden. Ähnlich schwierig entwickelt sich ein Projekt ohne die Unterstützung durch die Geschäftsleitung.

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Tipp: Binden Sie daher Ihre Mitarbeiter/innen frühzeitig in das Projekt ein. Dies stellt sicher, dass die geplante Wissensmanagement-Lösung bei ihrer Umsetzung Akzeptanz findet (siehe hierzu auch Kap. 8 Motivation der Mitarbeiter/innen erreichen). Als Führungskraft sollten Sie insbesondere Mitarbeiter/innen, die nicht Teil des Projektteams sind, frühzeitig über die Entwicklungen auf dem Laufenden halten und eine Feedback-Kultur etablieren.

Auf jeden Fall sollten Sie mindestens eine Person mit guter Projektmanagement-Erfahrung in das Team integrieren. Bei einer IT-gestützten Wissensmanagement-Lösung empfiehlt es sich außerdem, ein/e unternehmensinterne/r IT-Spezialist/in zu involvieren, auch wenn die IT-Expertise bereits durch eine/n externe/n Berater/in abgedeckt wird: Im Unternehmen beschäftigte IT-Verantwortliche kennen die bestehenden Strukturen am besten und können daher Vorschläge der Berater/in hinsichtlich ihrer Integrierbarkeit realistisch bewerten!

Und nicht zuletzt: Dokumentieren Sie die Arbeit des Projektteams von Anbeginn an, z.B. in Form von Besprechungsprotokollen oder Notizen über tägliche Arbeitsfortschritte. Bereits für diese Dokumentation können Sie die Instrumente des Wissensmanagements nutzen! Das bietet Ihnen die Möglichkeit, auch technische Systeme vorab „im Kleinen“ zu testen.



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