3. Analyse der Ausgangssituation

Nachdem sich abzeichnet, dass Verbesserungen im Wissensmanagement zur Lösung verschiedener Probleme im Unternehmen beitragen können, ist der nächste Schritt, das Wissensproblem zu konkretisieren.

Die Unternehmen, die sich am Projekt BerLearner beteiligten, haben hierfür unterschiedliche Wege genutzt. Einige Methoden werden hier kurz beispielhaft erläutert:

Methode 1: GPO-WM®-Analyse (Geschäftsprozessorientierte Wissensmanagement-Analyse, Dr. Peter Heisig)

Die Analyse konzentriert sich auf die vier Grundaktivitäten eines systematischen Umgangs mit Wissen: Wissen erzeugen, speichern, verteilen, anwenden. Sie erhebt durch wenige Kernfragen den aktuellen Stand im Unternehmen und kann mit Hilfe entsprechender Formulare von den Mitarbeitern/innen selbst angewandt werden. Sie hilft, die alltäglichen Vorgehensweisen im Umgang mit Wissen zu explizieren und zu bewerten, um nachfolgend die betrachteten Prozesse zu optimieren. Im BerLearner-Projekt wurde die Methode u. a. eingesetzt, um das Risikomanagement eines Unternehmens zu beurteilen oder um den Umgang mit Erfahrungswissen im Kundenkontakt zu analysieren. Aus der Analyse wurden prozessbezogene Handlungsempfehlungen und Maßnahmenpläne abgeleitet. Ausführlich beschrieben wird die Methode im Leitfaden des Autors: www.gpo-wm.de.

Hier ein Anwendungsbeispiel aus einem Unternehmensprojekt:

Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle für Standards im Bereich des Qualitäts- und Umweltmanagements, hat in letzter Zeit ein starkes Wachstum vermerkt – es wurde mehr Personal als früher benötigt. Neue Mitarbeiter/innen wurden eingestellt und es wurden neue Strategien für die Entwicklung des Unternehmens erarbeitet.

Mit Hilfe der GPO-WM®-Analyse war die Frage zu beantworten: „Welches Wissen muss bis 2017 weitergegeben werden, um die Geschäftsziele zu erreichen und wie machen wir das?“. Dabei galt es insbesondere, das Wissen der Prokuristin zu bewahren, da diese in absehbarer Zeit in den Ruhestand geht. Dieses Wissen musste an die neuen Mitarbeiter/innen weitergegeben werden, damit diese künftig deren Funktion ausfüllen können. Ein Maßnahmenplan bis 2017 wurde aufgestellt und ein methodischer, moderierter Wissenstransfer in Gang gesetzt.

Methode 2: Organisationsanalyse (Friedrich Glas)

Die Organisationsanalyse betrachtet das Unternehmen aus ganzheitlicher Sicht, um in Veränderungsprozessen die Ziele aus der Perspektive aller Beteiligten formulieren zu können. Insbesondere, wenn zu Beginn eines Projektes viele Themen und Erwartungen durch die Betroffenen formuliert werden, empfiehlt sich diese Vorgehensweise.

Innerhalb eines expandierenden Unternehmen, das am BerLearner-Projekt teilnahm, wurden nicht nur Historie und Identität sondern auch Visionen, Strategien, Konzepte, Strukturen und Abläufe nach dieser Methode analysiert. So ergab sich ein Maßnahmenplan, dessen Meilensteine gruppiert und priorisiert wurden. Auf diese Weise konnten im Rahmen des BerLearner-Projektes realisierbare Arbeitspakete herausgearbeitet werden.

Methode 3: Zukunftswerkstatt

Mit dem Ziel, neue Unternehmensstrategien zu entwickeln und perspektivisch neue Geschäftsfelder zu erschließen, wurde gemeinsam mit den Mitarbeiter/innen eines in der Stadtentwicklung tätigen Unternehmens eine mehrstufige Zukunftswerkstatt durchgeführt.

Nach der Vorbereitungsphase im Projektkernteam wurden in einem zweitägigen Workshop Strategien, Werte und Schwerpunktthemen des Unternehmens auf den Prüfstand gestellt und Leitsätze formuliert. Die Kreativität der Mitarbeiter/innen half, Visionen zu entwickeln. Unterstützende Methoden im Gesamtprozess der Zukunftswerkstatt waren u. a. das Brainstorming, World-Café und SWOT-Analyse. Aus letzterer wurde ein Maßnahmenplan zum Ausgleich von Risiken und Schwächen abgeleitet.

Methode 4: World-Café

Gemeinsam mit allen Mitarbeitern/innen wird ein Workshop mit mehreren Themen-Tischen durchgeführt. Während ein/e Mitarbeiter/in als Moderator/in am Tisch bleibt, wechseln die anderen Teilnehmer/innen nach ca. 20 Minuten den Tisch. Ergebnisse der Themen-Diskussionen werden auf Flipcharts oder Papiertischdecken festgehalten.

Im BerLearner-Projekt wurde das World-Café u. a. in eine Zukunftswerkstatt und in Teamentwicklungen integriert.

Durch den Wegfall des zentralen Geschäftsfelds mit einem Umsatz von 80 Prozent, sah sich eines der BerLearner-Unternehmen gezwungen, sich neue Geschäftsfelder zu erschließen.

In einem großen Mitarbeiter/innen-Kreis wurde ein „World-Café“ veranstaltet. In der Vorbereitung erfolgte eine Bestandsaufnahme unter dem Motto „Wer weiß was im Unternehmen?“. Dabei wurden zunächst die „Wissensschätze“ des Unternehmens zusammengetragen, um dann in einem weiteren Schritt, Ideen für neue Geschäftsfelder zu generieren.

Methode 5: Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT)

Im Rahmen einer SWOT-Analyse, die interne Stärken und Schwächen des Unternehmens und externe Chancen und Herausforderungen ermittelt, wurden Probleme identifiziert und Maßnahmen zur Lösung dieser Probleme entwickelt.

Die Methode verstärkte in BerLearner-Unternehmen u. a. die Entscheidungsfähigkeit für Veränderungen.

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Tipp: Dies sind nur vier von zahlreichen Methoden, die zur Aufdeckung und Analyse von Problemen im Unternehmen genutzt werden können. In diesem Zusammenhang lohnt unbedingt ein Blick in den „Werkzeugkasten Wissensmanagement“ von Angelika Mittelmann: http://artm-friends.at/wm-werkzeugkasten/! Die Grafik dortig liefert Ihnen einen Methodenüberblick.

Vorerfahrungen

Eine wesentliche Rolle spielen bei der Problemanalyse die bisherigen Erfahrungen mit der Strukturierung des Wissens.

Manche Unternehmen stehen auf diesem Gebiet noch ganz am Anfang, andere Firmen haben bereits – mit unterschiedlichem Erfolg - Konzepte entwickelt und umgesetzt und beteiligen sich deshalb am BerLearner-Projekt:

„Wir lernen ständig, aber niemand schreibt es auf. Im Tagesgeschäft bleibt einfach keine Zeit für solche Überlegungen. Das ist Luxus.“

„Ja, es gibt einen Firmen-Server, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Die Mitarbeiter jedoch legen ihre Daten lieber lokal ab, zum Beispiel in einem persönlichen Ordner auf dem Desktop. Es sind aber gerade diese individuellen Versionen, auf die auch andere Kollegen zugreifen können sollten.“

Häufig zeigte sich daher schon im Vorfeld des eigentlichen Projektstarts, dass eine Wissensmanagement-Lösung „aus eigener Kraft“ nur schwer zu leisten sein würde. Mit seiner umfassenden Betreuung durch externe Prozessbegleiter/innen war der Einstieg in das BerLearner-Projekt für viele Unternehmen ideal, um eine passgenaue Unterstützung zu bekommen.



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