1. Sensibilisierung für Veränderungen

"Houston, wir haben ein Problem!" Was für die Besatzung der Apollo 13 Mission im Jahr 1970 der leicht verharmlosende Ausruf einer lebensbedrohlichen Situation war, kann in jedem Unternehmen ganz genauso vorkommen: Mitarbeiter/innen, leitende Angestellte und auch Geschäftsführer/innen merken, wenn es im Unternehmen "knirscht".

Sie stellen z. B. fest, dass Arbeitsabläufe, die früher gut funktioniert haben, wesentlich mehr Zeit benötigen als früher. Mitarbeiter/innen fühlen sich überlastet und empfinden ihre Aufgaben als wesentlich komplexer. Oder es kommt häufiger vor, dass sich Kunden über die Qualität der Dienstleistungen beklagen.

Dieser Leitfaden soll Sie auf Ihrem Weg zum Wissensmanagement dafür sensibilisieren, welche verschiedenen Ursachen die Schwierigkeiten in einem Unternehmen haben können – und ob das Fehlen eines organisierten Wissensmanagements eine dieser Ursachen ist. Eine bessere Organisation des Umgangs mit Informations- und Wissensflüssen kann eine Lösung des Problems sein.

Die Ursachen des Problems suchen – was hat sich verändert?

Die meisten Unternehmen, die sich am BerLearner-Projekt beteiligt haben, berichten von zum Teil gravierenden Veränderungen, die zu Unzufriedenheit innerhalb des Unternehmens geführt haben. Zu solchen Veränderungen zählten:

  • Das Erschließen neuer Geschäftsfelder und Aufgabengebiete
  • Das Einstellen neuer Mitarbeiter/innen
  • Das Eröffnen weiterer Niederlassungen
  • Umsatzeinbrüche in Kerngeschäftsfeldern

Nach dieser „Retrospektive“ lohnt aber auch ein Blick nach vorn. Welche Veränderungen können auf das Unternehmen in Zukunft zukommen? Hier einige BerLearner-Beispiele:

  • Weggang wichtiger Mitarbeiter/innen
  • Anstehender Führungskräftewechsel
  • Veränderung der Unternehmensstrategie
  • Wachsende Anforderungen durch neue Aufgaben- und Geschäftsfelder
  • Einstellung neuer Mitarbeiter/innen
  • Veränderung der unternehmensinternen Kommunikationsstrukturen

Inwieweit verursachen diese bisherigen und künftigen Veränderungen die momentanen Probleme?

Denkbar sind viele Zusammenhänge: Neue Mitarbeiter/innen haben noch kein Gefühl dafür, wie das Unternehmen „tickt“. Oder: Ein neues Aufgabenfeld überfordert die Mitarbeiter/innen, weil sie für die Bewältigung der Aufgaben nicht genügend qualifiziert sind. Manchmal ist es aber auch einfach eine Frage der „Chemie“ zwischen den Beteiligten. Hier ein Beispiel, bei dem das Wissensmanagement-Problem Stück für Stück gewachsen war: - Veränderungen äußerer Rahmenbedingungen (z.B. neue Gesetzeslage)

Die meisten Mitarbeiter/innen eines Beratungsunternehmens arbeiten außer Haus, meist vor Ort beim Kunden. Hierzu werden in der Regel von der Zentrale bereit gestellte Powerpoint-Präsentationen zu Schulungszwecken eingesetzt, die oft kundenspezifisch angepasst werden müssen. Es existiert eine Vielzahl von Foliensätzen, die sich thematisch oft überschneiden. Resultat ist ein schwer überschaubarer Datenbestand mit vielen Redundanzen und Inkonsistenzen, der einen hohen situativen Aktualisierungsaufwand zur Folge hat.

Im BerLearner-Projekt wurden nun Konzepte und Methoden entwickelt, um dieses geschäftskritische Unternehmenswissen mit vertretbarem Aufwand zu konsolidieren und künftig besser handhaben zu können. Ziel war es, die aktuell gültigen Folien redundanzfrei auf einer webgestützten Kollaborationsplattform bereitzustellen. Als System wurde hier die Portaltechnologie von Microsoft SharePoint Foundation 2010 eingesetzt und entsprechend den Vorgaben des Unternehmens angepasst.

Zwei zentrale Fragen können Ihnen einen Einstieg zur Lösung der bestehenden Probleme bieten:

  1. Haben die bestehenden Probleme damit zu tun, dass das vorhandene Unternehmenswissen noch nicht ausreichend organisiert ist?
  2. Kann eine bessere Organisation des Unternehmenswissens Veränderungsprozesse unterstützen?

Falls Sie eine der beiden Fragen mit „ja“ beantworten können, lohnt sich die weitere Verfolgung eines Wissensmanagement-Projekts!



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